Zowel het Nederlands recht (Belastingwetten, het Burgerlijk Wetboek) als het kerkelijk recht kennen regels voor archivering. De canones 1283 en 1284.9 van het Wetboek van kerkelijk recht beschrijven de verplichting van het bestuur van een kerkelijke instelling om belangrijke documenten op een geordende manier te bewaren. Canon 491.1 bepaalt dat de bisschop ervoor dient te zorgen dat documenten worden bewaard, zowel op bisdomniveau als op het niveau van de kerkelijke rechtspersoon. In canon 535.1 wordt opgesomd welke parochieboeken er in een parochie dienen te zijn. In de parochie is meestal sprake van een pastoorsarchief en het archief van de parochie. Het bestuur is in beide gevallen verantwoordelijk voor goede archivering.
Het hebben van een goed geordend archief is voor rechtspersonen de normale situatie, zoals mensen ook privé een vorm van archief hebben. In de praktijk is het hier bedoelde overzicht in kerkelijke instellingen niet altijd aanwezig, althans niet een gesystematiseerde en toegankelijke vorm. Notulen, bestuursstukken, bouwtekeningen, contracten, documenten, akten, polissen, gebruiksaanwijzingen en dergelijke, bevinden zich vaak niet op één plek. Lang niet altijd zijn de stukken compleet en actueel. Bij het inrichten van een archief is het van belang om een goed evenwicht te vinden tussen bewaren en weggooien of vernietigen.
Een archief is een verzameling van administratieve papieren en digitale bestanden die zijn ontvangen of worden gemaakt ten behoeve van de uitvoering van de taken van de organisatie. Stukken kunnen oud of nieuw zijn, de vorm hebben van papier of van digitale bestanden, tekst bevatten, of tekeningen en foto's. Alleen die stukken die relevant zijn voor de werkzaamheden van de organisatie behoren tot het archief. Krantenknipsels, tijdschriften, ongevraagd drukwerk en reclamemateriaal behoren er niet toe, tenzij er een zeer bijzondere reden is om een exemplaar van een dergelijk stuk te bewaren.
Het ongebreideld ('voor de zekerheid') bewaren van allerlei stukken, levert een zeer onoverzichtelijk archief op. Dit leidt ertoe dat belangrijke stukken feitelijk zoek raken in een berg onbelangrijke stukken.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen het dynamisch archief, dat is het archief waar we mee werken, en het statisch archief, het archief dat niet meer van belang is voor de dagelijkse praktijk. Het archief van de parochie, de caritasinstelling of een begraafplaats bevindt zich op een centrale plaats, bij voorkeur het parochiehuis of het parochiesecretariaat en niet bij personen thuis.
De hoofdreden dat men een archief aanhoudt is dat men stukken moet kunnen gebruiken. In de eerste plaats voor functioneren van de organisatie en vervolgens voor het beantwoorden van vragen van derden (de belastingdienst) of van de organisatie zelf (onderhoudscontracten, gebruiksaanwijzingen). Dit lukt alleen als het archief goed geordend is, waardoor stukken gemakkelijk worden gevonden. Een archief is verder interessant voor geschiedschrijving. Om het archief ook inderdaad nuttig te laten zijn, moet het niet alleen goed geordend worden, het moet ook zo bewaard worden dat het niet door de tand des tijds wordt aangetast en daarmee feitelijk onbruikbaar raakt.
Het inrichten van een goed geordend archief vergt nogal wat werk. Dit werk is de moeite dubbel en dwars waard, als het direct goed wordt gedaan. Al te particulier systemen en zeer ver doorgevoerde indelingen, hebben tot gevolg dat een eventuele opvolger er geen wijs meer uit kan. Daarmee is een ontoegankelijk archief ontstaan. Het is dus van belang om een bij de aard van de organisatie passend systeem te ontwikkelen én deze systematiek goed vast te leggen. Archiveren is een vak - dat geleerd kan worden! Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen het papieren en het digitale archief, voor beide gelden in principe dezelfde regels. Hoofdregel is wel dat alles dat op papier wordt verspreid, ook in papieren vorm wordt bewaard.
Bij het inrichten van een archief gelden de volgende criteria:
- bewaren volgens orgaan (pastoor, bestuur, werkgroep, commissie en dergelijke),
- chronologisch (op datum) en/of
- naar onderwerp.
Bovendien gelden de volgende principes:
- originelen blijven te allen tijde 'in huis': op het secretariaat; alleen kopieën mogen de deur uit;
- het bewaren van dubbele stukken wordt vermeden;
- concepten of ontwerpen van stukken worden alleen bij hoge uitzondering bewaard;
- toegezonden stukken waar niets mee is of wordt gedaan, worden niet bewaard;
- bij actualisering van stukken (polissen, adreslijsten, overzichten) wordt alleen het laatste exemplaar bewaard.
Op grond van de voorgaande criteria en principes is duidelijk dat veel stukken kunnen worden weg gedaan, zoals:
- alle stukken die men voor vergaderingen heeft gekregen en die men meestal thuis bewaart;
- oude polissen, onderhoudscontracten, gebruiksaanwijzingen;
- algemene verzoeken en kennisgevingen waar niets mee is of wordt gedaan;
- ongevraagd drukwerk, reclamemateriaal, oude catalogi.
Papier is een natuurlijk en dus kwetsbaar materiaal. Als het niet goed bewaard wordt, gaat het uiteindelijk verloren. Door een goede wijze van bewaren kan dit zoveel als mogelijk is voorkomen worden. Dit betekent dat:
- papier in papieren mappen en kartonnen dozen wordt bewaard, en niet in plastic mappen, tenzij deze van polyethyleen of polyester zijn (plastic lost de toner op);
- dozen beter zijn dan ordners, omdat deze laatste metaal bevatten en stukken uiteindelijk gaan hangen en kunnen uitscheuren;
- metalen hechtmateriaal (nietjes, paperclips) wordt vermeden of verwijderd, omdat dit tot roestvorming leidt;
- plakband, memostickers en zelf klevende etiketten niet gebruikt worden, omdat ze papier aantasten of op den duur loslaten;
- de invloed van (teveel) warmte, vocht en vorst wordt vermeden;
- kasten of ruimtes waar stukken worden opgeslagen brandveilig zijn (door gebruik van materialen, aanleg van alarm en sprinklerinstallatie).
Veel correspondentie gaat tegenwoordig digitaal. Dit betekent (nog) niet dat papieren versies helemaal zijn afgeschaft. Zo worden officiële brieven nog steeds met de hand ondertekend, omdat het een te ingewikkelde procedure vergt om een digitale handtekening rechtsgeldig te maken. Een ondertekend stuk kan voor verzending wel gescand worden en als pdf bewaard worden. Hetzelfde geldt voor binnenkomende post. Of het zinvol en efficiënt is om alle post te scannen is een vraag die men per situatie moet bekijken. Een strenge selectie is van belang, omdat scannen ook weer veel tijd vergt en lang niet alles bewaard hoeft te worden.
Voor digitaal bewaren gelden dezelfde criteria en uitgangspunten als voor het bewaren van papier. Een kwetsbaar punt bij digitaal bewaren is de wijze waarop documenten worden opgeslagen. Systemen veranderen en raken uit de tijd, waardoor oude dragers van informatie nu niet meer gelezen worden, tenzij door daarin gespecialiseerde dienstverleners. Computers kunnen crashen, programma's verouderen en ook weer uit de tijd raken.
Om aan al deze bezwaren tegemoet te komen, is het aan te bevelen om op een externe server te werken. Dit betekent dat men met een gebruikersnaam en wachtwoord inlogt in een eigen, afgeschermde omgeving, waar alle programma's en bestanden van de eigen organisatie staan. Een externe server staat in een beschermde omgeving en wordt professioneel beheerd, zodat niet alleen nieuwe programma's en updates van bestaande programma's worden verzorgd, ook de bescherming tegen virussen en aanvallen van hackers is voorzien. Voor kerkelijke instellingen van de RK Kerk voorziet IPAL in alle mogelijkheden die nodig zijn om een professioneel secretariaat digitaal onder te brengen. De pakketten zijn helemaal toegesneden op de parochie, waardoor er ook zinvolle dwarsverbanden kunnen worden gelegd tussen de verschillende registraties en administraties. Belangrijk voordeel bij het werken op een externe server is dat diefstal of brand wel betekenen dat de hardware verloren gaat, maar niet de programma's en het archief.
De pastoor is voorzitter van het bestuur van de parochie en zielzorger. In deze laatste hoedanigheid ontvangt hij, en ontvangen ook andere pastores die werkzaam zijn in de parochie, stukken die persoonlijke situaties betreffen en/of die vertrouwelijk zijn. Uiteraard moeten deze stukken zeer zorgvuldig bewaard worden. Dit kan de betrokkene zelf ter hand nemen, men kan ook een medewerker hierbij inschakelen. Het is van belang dat dergelijke stukken nooit in handen komen van personen die daartoe niet gerechtigd zijn. Ook hier is het van belang om streng te selecteren: wat valt er wel en wat valt er niet onder het pastoorsarchief. Belangrijke en relevante stukken kunnen zoek raken in grote bergen onnodig bewaarde stukken.
Als de betrokken pastor de stukken zelf bewaard, is het van belang dat met enige regelmaat wordt opgeschoond en dus verwijderd. Op het moment dat de betrokken pastor de werkzaamheden voor de parochie beëindigt , dient het archief te worden vernietigd, tenzij de stukken van belang zijn voor zijn of haar opvolger. Privé correspondentie en persoonlijke papieren neemt de pastor uiteraard mee. Bij het overlijden van een pastoor neemt een door de bisschop aangewezen functionaris de taak op zich om het archief zorgvuldig te sluiten.
Als organisaties worden samengevoegd, houden ze op te bestaan. Dit betekent voor de archieven van die organisaties dat zij worden gesloten. Deze gesloten archieven gaan in eigendom over op de nieuwe rechtspersoon. Zij dienen ook feitelijk (fysiek) overgedragen te worden. Voorkomen moet worden dat zaken verloren gaan, waardoor rechten kunnen worden geschonden.
Met de nieuwe parochie, caritasinstelling of begraafplaats begint men ook met een nieuw archief. Dit kan helemaal opnieuw opgezet worden, of voortborduren op een systematiek die al bestond. In alle gevallen worden de archieven van nieuwe en oude instellingen niet met elkaar gemengd.
Bij samenvoeging wil men weten wat men heeft, aan goederen, rechten, verplichtingen. In de praktijk blijkt het verzamelen van de relevante informatie en de daarbij behorende documenten een behoorlijke inspanning is die veel doorzettingsvermogen vereist. Stukken zijn in het verleden vaak op verschillende manieren opgeslagen, digitaal en/of op papier, bij bestuursleden thuis en/of op het secretariaat. Het is dan vaak een hele klus om tot een goed, compleet en accuraat overzicht te komen. Het uitzoekwerk kan heel goed worden gedaan door een of meer parochianen worden gedaan, die daar aardigheid in hebben. Eenmaal opgesteld en geordend is het belangrijk om deze inventarisatie actueel te houden, zodat ze van blijvende waarde blijft voor het bestuur van de parochie of de caritasinstelling. Belangrijk element hierbij is een inventarislijst of protocol over de wijze waarop de stukken in het statisch archief zijn opgeslagen, digitaal en/of op papier, waar deze zich fysiek bevinden en wie inzage in heeft. Archieven dienen centraal te worden bewaard, en niet bij (oud) bestuursleden thuis!
Oude, afgesloten of statische archieven hoeven niet geïntegreerd te worden, maar vooral goed bewaard. Omdat niet alles bewaard hoeft te blijven, kan de samenvoeging een goede aanleiding zijn om archieven op te ruimen. Hiertoe worden eerste de criteria, uitgangspunten en principes opgesteld die bij het bewaren gehanteerd gaan worden. Deze zijn hetzelfde als bij het dynamisch archief. Ook de wijze van zorgvuldig bewaren is niet anders dan bij een dynamisch archief, waarbij het verwijderen van materiaal dat papier aantast uiteraard nog zorgvuldiger moet gebeuren.
Bij samenvoeging kan men ook geconfronteerd worden met ongeordende archieven, dozen of kasten vol met papier waar geen begin of einde aan lijkt te zitten. Dit hoeft niet allemaal bewaard te worden, maar hoe maakt men een goede selectie? Daarvoor geldende de volgende adviezen:
- probeer eerst te achterhalen wat er - op verschillende plaatsen - zoal bewaard is en of dit op een of andere manier gerubriceerd is;
- realiseer u dat er samenhang kan zijn, die u (nog) niet ziet en verstoor om die reden de volgorde van het archief niet, haal ook geen mappen of dozen uit elkaar;
- gooi alles dat dubbel is weg;
- controleer of het archief van de secretaris, of een van de andere functionarissen compleet is en ga van dit archief uit als basis;
- laat u bij echt oude archieven adviseren door een vakman of -vrouw.
Centraal bewaren
Archieven worden centraal bewaard, met inachtneming van eventuele richtlijnen van het bisdom en bewaartijden zoals die wettelijk gelden. De beste plek voor het lopende archief is het parochiesecretariaat of het parochiehuis. Archieven worden in elk geval niet bij personen thuis bewaard. Mensen die betrokken zijn bij de parochie kunnen wel archieven thuis hebben, maar dit zijn dan altijd kopieën van stukken die op het secretariaat aanwezig zijn. Niet alleen voor een goede voortgang van de werkzaamheden is het van belang om zaken gemakkelijk in te kunnen zien, ook voor historisch onderzoek en geschiedschrijving is het van belang dat zorgvuldig met stukken wordt omgegaan.Om die reden zijn de originele stukken altijd 'in huis', dat wil zeggen op een centrale plaats in de parochie.
Men kan besluiten om statische archieven bij derden in bewaring te geven. Dit gebeurt onder de voorwaarden van een overeenkomst van bewaring, waarvoor op deze website een model is te vinden. In het verleden namen provinciale en gemeentelijke overheden archieven in bewaring. Inmiddels is dit per situatie anders en worden alleen geordende archieven nog in bewaring genomen. Dit betekent dat degene die een archief elders wil onderbrengen, het moet opschonen volgens de hiervoor gemelde procedure. In een aantal gevallen kunnen archieven ook aan specifiek daartoe ingerichte instanties worden overgedragen. Informatie hierover kunt u krijgen via het bisdom en via het Katholiek Documentatiecentrum (KDC) in Nijmegen.
Bron: Tilburg School of Catholic Theology
Externe link:
ga naar website KDC
