Een parochiesecretariaat is een belangrijke schakel in de activiteiten van de parochie, zowel intern als naar buiten. Het te woord staan van mensen, hen van informatie voorzien, ondersteuning bieden bij activiteiten, het vastleggen en registreren van allerlei zaken et cetera: het secretariaat is de spreekwoordelijke spin in een web. Dit stelt eisen aan de ruimte waar het secretariaat is gevestigd, het materiaal waar men mee werkt en de kennis en ervaring van mensen die er werken. Het secretariaat moet daarom goed gepositioneerd worden en een inventarisatie van de taken is daarbij behulpzaam.

 

 

1. visitekaartje

 

In de doelstelling van de parochie om bereikbaar en toegankelijk te zijn, speelt het secretariaat een belangrijke rol. Dit betekent dat het secretariaat allereerst feitelijk gemakkelijk te vinden moet zijn – zowel telefonisch als fysiek - vervolgens ruimhartige openingstijden kent en dat degenen die er werken niet alleen ter zake kundig en adequaat zijn, maar ook een vriendelijke houding hebben. Deze combinatie van capaciteiten betekent dat de medewerkers ook goed weten voor welke werkzaamheden zij zijn aangesteld en dat zij instaat zijn om het daarheen te leiden dat ze daar ook aan toe komen. Secretariële medewerkers zijn geen hulpverleners en moeten zich ook niet in de rol begeven. Zij moeten wel in staat zijn om mensen op een goede manier te woord te staan en door te verwijzen.

 

Het secretariaat registreert en controleert binnengekomen post en telefoontjes, handelt deze af en zendt door naar degenen die het aangaat. Bezoekers worden op het secretariaat gastvrij te woord gestaan en geholpen met hun vraag. Het voeren van (pastorale) gesprekken hoort hier niet bij. Hiervoor dienen anderen aanwezig te zijn of men dient over een goed functionerend systeem van opvang en verwijzing te beschikken.
De informatie tussen pastores, bestuursleden, commissies, werkgroepen, vrijwilligers, parochianen en derden moet adequaat worden uitgewisseld. Het rondpompen van alle informatie naar iedereen is contraproductief. Het secretariaat heeft een belangrijke taak in het zinvol coördineren van de informatievoorziening. Allerlei digitale systemen kunnen hierbij uitstekend nut bewijzen. Deze systemen kunnen ook ene goede rol spelen in het bijhouden van agenda’s.

 

 

Een grote parochie heeft verschillende locaties waar allerlei activiteiten plaats kunnen vinden. Deze moeten goed op elkaar afgestemd zijn, zodat de werkzaamheden goed kunnen verlopen. Het is vaak een hele organisatie om ervoor te zorgen dat ruimtes beschikbaar zijn, verwarmd, open, dat koffie en thee klaar staan en materiaal dat nodig is. Door de organisatie en de planning hiervan onder te brengen bij een centraal secretariaat wordt het mogelijk om effectief en efficiënt te werken, waardoor met minder energie meer bereikt kan worden. Zo kan het plannen van vieringen, uitvaarten, gesprekken, vergaderingen, cursussen en dergelijke heel goed centraal worden gedaan. Ook het agendabeheer van personen en werkruimtes, de planning van acties en campagnes en het ontwikkelen, bijhouden en beschikbaar stellen van draaiboeken kan het beste op één punt gebeuren. Allerlei digitale middelen maken het mogelijk om dit voor alle betrokkenen helder en goed vast te leggen, zodat ook zij ermee kunnen werken en hun taken kunnen uitoefenen.

 

 

Een belangrijke taak van het secretariaat is het ondersteunen van het pastoraal team. Hoe minder pastorale beroepskrachten belast worden met administratieve en secretariële werkzaamheden, des te beter is het. Taken die het secretariaat uitstekend kan uitvoeren zijn het beheer van de agenda van de pastorale beroepskrachten, het maken van besluitenlijstjes, het verwerken en verzenden van correspondentie, notities en publicaties, het verspreiden van werkmateriaal en de opvang en doorgeleiding van (telefonische) contacten.

 

 

Het bestuur van de parochie bestaat naast de pastoor uit leken die deze werkzaamheden onbezoldigd uitoefenen. Hun taakbelasting moet beperkt blijven, en dit kan alleen bereikt worden als sprake is van goede en adequate ondersteuning op secretarieel en administratief terrein. Hier is dan ook een belangrijke taak voor het secretariaat weggelegd in de sfeer van  ondersteuning van het bestuur door het notuleren van vergaderingen, het verwerken en verzenden van correspondentie en de doorgeleiding van (telefonische) contacten.

 

 

Het secretariaat speelt een belangrijke ondersteunende rol in het werk van werkgroepen en vrijwilligers in de parochie. Dit doet het secretariaat door het correct, uniform en herkenbaar verzorgen van correspondentie, documenten en publicaties. Vrijwilligers hebben materiaal nodig, het secretariaat zorgt ervoor dat dit er is en ziet toe op een juist gebruik.

 

 

Parochies bezitten en beheren veel gegevens. Deze worden bij voorkeur centraal bewaard. Tegenwoordig zijn veel registraties en administraties gedigitaliseerd. Het secretariaat zorgt voor het bijhouden van allerlei registers en voor het uitschrijven van verklaringen (doopbewijzen). In de administratie van de begraafplaats staat geregistreerd welke overledenen zijn begraven, wie de rechthebbenden / gebruikers van de grafrechten zijn en de termijnen van de grafrechten. Het secretariaat verzendt brieven, nota’s, aktes en reglementen.
Het archief vormt het geheugen van de parochie waar op aanvraag uit geput moet kunnen worden. Een goede parochiebibliotheek met veel gebruikte basisliteratuur en handboeken die ter beschikking staan van de werkgroepen en (vrijwillige) medewerkers is van belang voor het functioneren. Het secretariaat ordent dit materiaal en houdt het bij, zodat het toegankelijk is en niet versnipperd raakt.
Een correcte administratie van inkomsten en uitgaven is vanzelfsprekend. Dit betekent dat er facturen dienen te worden uitgezonden en dat binnenkomende rekeningen moeten worden verwerkt. De boekhouding die wordt gevoerd, zal een bijdrage leveren voor het opstellen van de nodige financiële stukken. In overleg met de penningmeester zorgt het secretariaat voor de boekhouding, de facturering en de betaling. Met hulp van de beschikbare digitale systemen kunnen verschillende personen (vrijwilligers, op locaties, thuis) hierbij behulpzaam zijn. Voorwaarde is dat alle financiële handelingen (ook het verwerken van collecten, stipendia en giften) transparant en verifieerbaar zijn.